Od 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna powinna być wykonywana na podstawie przepisów Kodeksu pracy. Wskazują one m.in. zasady zdalnego pracowania, dokumenty, na podstawie których praca na odległość powinna być świadczona oraz to, co w takich dokumentach musi się znaleźć.

Jednym ze wspomnianych dokumentów jest regulamin pracy zdalnej.

Stosownie do art. 67²⁰ Kodeksu pracy:

– reguły wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładowymi związkami zawodowymi;

– jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia związkom projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia;

– w sytuacji, gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy;

– jeśli nie zostało zawarte porozumienie, o którym mowa powyżej, albo nie został wydany regulamin, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem;

– w regulaminie pracy zdalnej określa się w szczególności:

1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,

2) reguły pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy w tym trybie (ekwiwalent lub ryczałt),

3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,

4) reguły porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,

5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,

6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,

8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

 

Poniżej przykładowe zapisy regulaminu pracy zdalnej odnoszące się do następujących obszarów:

Pełny wzór regulaminu pracy zdalnej do pobrania z platformy Premium.SerwisKadrowego.pl: Regulamin pracy zdalnej 2023 – wzór

Grupy Pracowników objęte pracą zdalną

1. Pracą zdalną mogą być objęte następujące grupy Pracowników:

a) ……………………………;

b) ……………………………;

c) ……………………………;

d) ……………………………..

 

2. Za zgodą Pracodawcy lub upoważnionych przez niego osób, poniżej wymienione grupy Pracowników mogą częściowo świadczyć pracę zdalną, a częściowo pracę stacjonarną (pracę hybrydową):

a) ……………………………;

b) ……………………………;

c) ……………………………;

d) ……………………………..

 

Polecenie pracy zdalnej

1. Pracodawca może wydać Pracownikowi polecenie wykonywania pracy zdalnej:
2. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
3. w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.
4. Polecenie pracy zdalnej, o którym mowa powyżej, może być wydane jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem takiego polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
5. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.
6. W razie zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej Pracownik informuje o tym niezwłocznie Pracodawcę. W takim przypadku Pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.
7. Do wydawania poleceń pracy zdalnej służy dokument: „Polecenie wykonywania pracy zdalnej”, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

 

Zapewnienie materiałów i narzędzi do pracy zdalnej

1. Pracodawca zapewnia Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną (inną niż okazjonalna praca zdalna):
2. materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, takie jak:

• • komputer przenośny (laptop) z odpowiednim oprogramowaniem,
  • drukarkę i skaner, jeżeli rodzaj pracy wymaga korzystania z nich,
  • łącze internetowe, w zależności od dostępności w wybranym miejscu pracy zdalnej,
  • telefon komórkowy;
  • szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do świadczenia pracy zdalnej.

 

3. O tym, jakie urządzenia są niezbędne Pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej decyduje bezpośredni przełożony lub jego zastępca.
4. Pracodawca na swój koszt zapewnia instalację, inwentaryzację, konserwację, aktualizację oprogramowania oraz serwis narzędzi pracy przekazanych Pracownikowi. W tym celu Pracownik:

• • uzgadnia terminy konkretnych czynności związanych z instalacją, inwentaryzacją, konserwacją, aktualizacją oprogramowania i serwisem z bezpośrednim przełożonym lub jego zastępcą;
  • umożliwia dokonanie czynności, o których mowa w pkt a), serwisantom i informatykom działającym na zlecenie / polecenie Pracodawcy.